Tjenestevilkår

1. Om Tjenesten

Journalia tilbyr en abonnementsbasert programvaretjeneste som transkriberer samtaler og konsultasjoner og genererer utkast til notater og annen dokumentasjon. Tjenesten er primært utviklet for klinisk dokumentasjon i helse- og omsorgssektoren, men kan også benyttes til annen profesjonell dokumentasjon, for eksempel i kommunal og offentlig sektor. Tjenesten er et støtteverktøy. Alle utdata fra Tjenesten er kun utkast som skal gjennomgås, korrigeres der det er nødvendig og verifiseres av en ansvarlig profesjonell bruker før videre bruk. Tjenesten er ikke et elektronisk pasientjournalsystem (EPJ), beslutningsstøttesystem eller selvstendig grunnlag for diagnose, behandling, saksbehandling eller annen faglig beslutning. Journalia AI Scribe er CE-merket som medisinsk utstyr i klasse I etter forordning (EU) 2017/745 (MDR). Tjenestens tiltenkte formål, begrensninger, advarsler og forholdsregler fremgår av den til enhver tid gjeldende bruksanvisningen (IFU), som er tilgjengelig i applikasjonen. Kunden og Kundens brukere skal gjøre seg kjent med og følge IFU-en ved bruk innenfor Tjenestens medisinske tiltenkte formål.

2. Avtaledokumenter og rang

Avtalen mellom Kunden og Journalia («Avtalen») består av følgende dokumenter:

• •Bestilling/ordre (for eksempel bekreftelse i registrerings- eller betalingsflyt, ordrebekreftelse per e-post eller signert ordre).
• •Disse Vilkårene.
• •Gjeldende Databehandleravtale.
• •Eventuelle særskilte SLA-, support- eller enterprise-vilkår, dersom dette er avtalt.

Ved motstrid gjelder dokumentene i rekkefølgen over, slik at en signert ordre eller et enterprise-vedlegg kan avtale avvik fra disse Vilkårene. Ved motstrid mellom disse Vilkårene og Databehandleravtalen om behandling av personopplysninger, går Databehandleravtalen foran. Vilkårene kan gjøres tilgjengelige på norsk og engelsk. For kunder etablert i Norge gjelder den norske versjonen. Ved motstrid mellom norsk og engelsk versjon går den norske versjonen foran, med mindre annet er uttrykkelig avtalt skriftlig.

3. Hvem kan bruke Tjenesten

Tjenesten er beregnet for virksomheter og deres autoriserte brukere (for eksempel helsepersonell, saksbehandlere og annet autorisert fagpersonell) som utarbeider, gjennomgår eller godkjenner dokumentasjon som del av sitt arbeid. Tjenesten er ikke beregnet for pasienter, tjenestemottakere, pårørende, lekfolk eller forbrukere. Ved å bruke Tjenesten bekrefter du at du er minst 18 år, at du har nødvendig fullmakt til å binde Kunden, og at du vil bruke Tjenesten i samsvar med Vilkårene, gjeldende rett og Tjenestens tiltenkte formål, jf. IFU.

4. Kundens ansvar for utkast og faglig innhold

Tjenesten genererer utkast basert på lyd og tekst. Kunden og Kundens brukere er selv fullt ut ansvarlige for å:

• •gjennomgå, korrigere og verifisere alle utkast før de brukes, lagres i et fag- eller journalsystem eller legges til grunn for beslutninger;
• •utøve faglig og klinisk skjønn, ettersom Tjenesten ikke erstatter profesjonell vurdering;
• •sikre at endelig dokumentasjon oppfyller krav i gjeldende rett, herunder krav til journalføring og saksbehandling; og
• •sikre nødvendig rettslig grunnlag for behandlingen, herunder å gi nødvendig informasjon til de registrerte.

Journalia er ikke ansvarlig for feil i transkripsjon, for unøyaktigheter eller «hallusinasjoner» i AI-generert tekst, eller for beslutninger som treffes på grunnlag av uverifiserte utkast.

5. Akseptabel bruk

Tjenesten skal brukes ansvarlig og i samsvar med sitt tiltenkte formål. Kunden og Kundens brukere skal kvalitetssikre utkast, bruke faglig skjønn, følge gjeldende regelverk og taushetsplikt, og sikre forsvarlig tilgangsstyring. Det er ikke tillatt å:

• •bruke Tjenesten alene som grunnlag for diagnose, behandling eller andre faglige beslutninger uten verifisering;
• •omgå sikkerhetstiltak eller skaffe uautorisert tilgang;
• •bruke automatiserte verktøy (scraping/bots) mot Tjenesten;
• •foreta omvendt utvikling eller kopiere underliggende teknologi eller kildekode;
• •dele tilgang med uautoriserte tredjeparter; eller
• •laste opp eller behandle innhold som er ulovlig eller rettighetsstridig.

6. Konto og sikkerhet

Kunden er ansvarlig for at registrert informasjon er korrekt, og for all aktivitet som skjer via Kundens brukerkontoer. Kunden skal beskytte autentiseringsmetoder (for eksempel eID), ikke dele personlige innlogginger, og varsle Journalia uten ugrunnet opphold ved mistanke om uautorisert tilgang eller misbruk.

7. Abonnement, bindingstid og oppsigelse

Tjenesten leveres som abonnement. Valgt plan, pris, bindingstid og betalingsmetode fremgår av Bestillingen, herunder valg gjort ved registrering eller i kassen. Med mindre annet fremgår av Bestillingen, gjelder:

• •Løpende abonnement uten bindingstid løper én periode om gangen og fornyes automatisk inntil det sies opp. Oppsigelse får virkning fra utløpet av neste periode.
• •Abonnement med bindingstid (for eksempel kvartal eller år) er bindende for den avtalte perioden og fornyes automatisk for tilsvarende perioder dersom det ikke sies opp senest tretti (30) dager før utløp.
• •Oppsigelse skal skje skriftlig innen fristen, enten per e-post til support eller via funksjon i applikasjonen.

Eventuell prøveperiode fremgår av Bestillingen.

8. Pris og betaling

Priser fremgår av Bestillingen og er oppgitt eksklusive merverdiavgift. Ved kortbetaling belastes Kunden forskuddsvis i henhold til valgt abonnement. Ved fakturering forfaller beløpet innen angitt frist, og ved forsinket betaling påløper forsinkelsesrenter og eventuelle inndrivelseskostnader. Journalia kan årlig justere prisene i samsvar med konsumprisindeksen (KPI) fra Statistisk sentralbyrå (SSB) uten forhåndsvarsel. Andre vesentlige prisendringer varsles minst tretti (30) dager før de trer i kraft. Prisendringer gjelder fra neste abonnementsperiode eller fornyelse, med mindre endringen skyldes offentlige avgifter, skatter eller lovpålagte kostnader. Innbetalte beløp refunderes ikke, med mindre annet følger av ufravikelig lov.

9. Mikrofoner

Mikrofoner tilbys ikke i alle markeder. Dersom Journalia tilbyr og stiller mikrofon(er) til disposisjon som del av abonnementet, gjelder følgende, slik nærmere angitt i Bestillingen:

• •Utlån: Med mindre annet er avtalt, anses mikrofonen som utlånt og forblir Journalias eiendom. Ved opphør av abonnementet skal mikrofonen returneres.
• •Eierskap ved årsabonnement: Ved fullt forskuddsbetalt årsabonnement kan eiendomsretten til én (1) mikrofon per lisens overføres til Kunden ved periodens utløp, slik angitt i Bestillingen. Ved førtidig opphør eller manglende betaling forblir mikrofonen Journalias eiendom og skal returneres eller kjøpes ut.
• •Retur og gebyrer: Skal mikrofon returneres, sender Journalia returetikett, og mikrofonen skal returneres innen fjorten (14) dager etter opphør. Med mindre annet er angitt i Bestillingen, kan Journalia belaste et returgebyr for frakt og håndtering, og dersom utstyr ikke returneres innen fristen, fakturere Kunden for utstyrets verdi.
• •Satser for Norge: For kunder i Norge utgjør returgebyret NOK 99 eks. mva. per enhet, og utstyrets verdi ved manglende retur er fastsatt til NOK 500 eks. mva. per enhet, med mindre annet er angitt i Bestillingen. For øvrige markeder gjelder Journalias til enhver tid gjeldende prisliste.

10. Bruksrett

Journalia gir Kunden en begrenset, ikke-eksklusiv og ikke-overførbar rett til å bruke Tjenesten for Kundens interne formål i abonnementsperioden. Kunden får ingen eiendomsrett til Tjenesten, programvaren, algoritmer eller design. Kunden beholder alle rettigheter til eget innhold og egne data, og Journalia gjør ikke krav på eierskap til dokumentasjonsinnholdet som genereres på grunnlag av Kundens kildemateriale.

11. Databehandling og personvern

Journalia behandler personopplysninger på vegne av Kunden som databehandler. Behandlingen reguleres av gjeldende Databehandleravtale, som utgjør en del av Avtalen. Dersom Kunden bruker Tjenesten til behandling av personopplysninger, gjelder Databehandleravtalen i tillegg til disse Vilkårene. Lydopptak lagres ikke permanent. Genererte utkast lagres kryptert og er tilgjengelige for Kunden i Tjenesten i henhold til avtalt lagringstid. Kunden er ansvarlig for å overføre endelig dokumentasjon til egne systemer, for eksempel elektronisk pasientjournal (EPJ) eller fagsystem. Journalia kan benytte underleverandører for å levere Tjenesten, herunder leverandører av skytjenester, sikkerhet, betalingsløsninger, transkripsjon og AI-funksjonalitet. Bruk av underdatabehandlere reguleres av Databehandleravtalen.

12. Bruk av data til forbedring

Kunden beholder alle rettigheter til egne data. Journalia kan benytte aggregerte og anonymiserte data, altså data som ikke kan knyttes til Kunden eller til enkeltpersoner, til statistikk, driftssikkerhet og forbedring av Tjenesten. Kundens data benyttes ikke til trening av AI-modeller uten Kundens uttrykkelige samtykke.

13. Konfidensialitet

Partene skal behandle hverandres konfidensielle informasjon fortrolig og kun bruke den for å oppfylle Avtalen. Plikten gjelder også etter Avtalens opphør.

14. Drift, tilgjengelighet og endringer

Journalia tilstreber høy tilgjengelighet, men garanterer ikke uavbrutt drift. Planlagt vedlikehold kan medføre nedetid. Journalia kan løpende oppdatere, endre, avvikle eller erstatte enkeltfunksjoner i Tjenesten dersom dette er nødvendig av sikkerhetsmessige, regulatoriske, tekniske eller produktmessige grunner, forutsatt at kjernefunksjonaliteten ikke vesentlig forringes. Journalia kan tilby beta-, pilot- eller forhåndsversjoner av funksjonalitet. Slik funksjonalitet kan være ufullstendig, endres eller avsluttes, og tilbys uten særskilte garantier, med mindre annet er avtalt.

15. Suspensjon og mislighold

Journalia kan suspendere eller begrense tilgangen ved manglende betaling, ved vesentlig brudd på Vilkårene, eller ved sikkerhetsrisiko. Journalia skal så langt det er praktisk mulig varsle Kunden før suspensjon. Suspensjon fritar ikke Kunden for betalingsforpliktelser i suspensjonsperioden. En part kan heve Avtalen med umiddelbar virkning dersom den andre parten vesentlig misligholder Avtalen og ikke retter forholdet innen tretti (30) dager etter skriftlig varsel.

16. Ansvar og ansvarsbegrensning

Tjenesten leveres «som den er». Journalia er ikke ansvarlig for indirekte tap, herunder driftstap, tapt fortjeneste eller tap som skyldes Kundens bruk av uverifiserte utkast. Journalias samlede erstatningsansvar under Avtalen er begrenset til det beløpet Kunden har betalt for Tjenesten de siste tolv (12) månedene før kravet oppstod. Ansvarsbegrensningene gjelder ikke ved forsett eller grov uaktsomhet, eller for ansvar som ikke kan begrenses etter ufravikelig lov.

17. Force majeure

Journalia er ikke ansvarlig for manglende oppfyllelse som skyldes forhold utenfor Journalias rimelige kontroll, herunder strømbrudd, nettutfall, feil hos underleverandører (inkludert sky- og AI-leverandører) eller pålegg fra myndighetene.

18. Varighet og opphør

Avtalen gjelder så lenge Kunden har et aktivt abonnement, jf. punkt 7. Bestemmelser som etter sin art skal bestå etter opphør, herunder om immaterielle rettigheter, ansvarsbegrensning og konfidensialitet, gjelder også etter Avtalens opphør. Ved opphør slettes eller tilbakeleveres personopplysninger i samsvar med Databehandleravtalen.

19. Endringer i Vilkårene

Journalia kan endre Vilkårene. Ved vesentlige endringer varsles Kunden minst tretti (30) dager før endringene trer i kraft, via e-post eller i Tjenesten. Fortsatt bruk av Tjenesten etter ikrafttredelsen utgjør aksept av de oppdaterte Vilkårene.

20. Lovvalg og tvister

Vilkårene er underlagt norsk rett. Tvister skal søkes løst i minnelighet. Dersom partene ikke kommer til enighet, er Oslo tingrett verneting.

Kontakt

Journalia AS org.nr. 933 860 078 Parkveien 12, 0350 Oslo E-post: hei@journalia.no