Personvernerklæring

Journalia AS, org.nr. 933 860 078, Oslo. Spørsmål om personvern: hei@journalia.no

2.1 Databehandler: for innholdet kundene legger inn i tjenesten, altså lyd, dokumenter, transkripsjoner og utkast, og personopplysninger i disse, er kunden behandlingsansvarlig. Vi behandler innholdet etter kundens dokumenterte instruks under en databehandleravtale. Er du pasient, klient, innbygger eller ansatt hos en kunde, retter du henvendelser om dine opplysninger til den virksomheten. Henvendelser vi mottar, videreformidler vi. 2.2 Behandlingsansvarlig: for opplysningene vi trenger for å drive virksomheten, altså brukerkontoer, support, fakturering, sikkerhet og nettsiden. Resten av denne personvernerklæringen handler om opplysningene vi er behandlingsansvarlig for.

Konto- og kontaktopplysninger. Vi lagrer navnet ditt, jobb-e-postadressen din, hvor du jobber og hvilken rolle du har. Det trenger vi for å gi deg tilgang til tjenesten og for å holde orden på kundeforholdet. Vi gjør det fordi vi har en avtale med virksomheten du jobber i, og fordi vi trenger å vite hvem som bruker tjenesten. Noen av opplysningene får vi fra virksomheten du jobber i når kontoen din opprettes. Bruks- og tekniske opplysninger. Vi ser hvilke funksjoner som blir brukt og når, og vi lagrer opplysninger om enheten din, IP-adressen og loggene systemet lager. Dette gjør vi fordi vi trenger det for å drifte tjenesten, oppdage feil og misbruk, og gjøre tjenesten bedre. Vi bruker det ikke til å følge med på enkeltpersoner. Supporthenvendelser. Når du tar kontakt med oss, lagrer vi henvendelsen og svaret vårt. Uten det kan vi verken hjelpe deg eller rette feilen du melder fra om. Fakturaopplysninger. Vi lagrer det vi trenger for å sende faktura og føre regnskap. Fakturering følger av avtalen, og regnskapet er noe loven pålegger oss. Markedsføringskontakter. Hvis du melder deg på nyhetsbrev eller et arrangement, lagrer vi kontaktopplysningene dine for å sende deg det du har bedt om. Det sender vi bare hvis du har sagt ja, eller hvis du allerede er kunde hos oss. Du kan melde deg av når som helst. Informasjonskapsler og nettstatistikk. Nettsiden vår bruker informasjonskapsler for å fungere, og for å vise oss hvordan siden blir brukt. Det som ikke er nødvendig for at siden skal virke, setter vi bare hvis du har sagt ja i samtykkebanneret.

Vi selger ikke personopplysninger, og vi deler dem ikke med andre for at de skal markedsføre noe til deg.

Opplysninger vi er behandlingsansvarlig for, lagres så lenge det er nødvendig for formålet, og slettes eller anonymiseres deretter. Regnskapsopplysninger lagres så lenge bokføringsreglene krever. Lagringstid for kundeinnhold fastsettes av kunden og følger databehandleravtalen.

Behandlingen skjer i EU/EØS. For kundeinnhold skjer overføring ut av EØS bare etter kundens dokumenterte instruks. For opplysningene vi selv er behandlingsansvarlig for, skjer overføring bare på et gyldig grunnlag etter personvernforordningen kapittel V, som en beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå eller EUs standard personvernbestemmelser.

Vi benytter oss av tredjeparter for å levere våre tjenester, blant annet til drift, KI-behandling og support. Disse behandler personopplysninger på våre vegne og strengt i henhold til GDPR og inngåtte databehandleravtaler. Oppdatert oversikt over underdatabehandlere fås ved henvendelse til hei@journalia.no.

Vi har tekniske og organisatoriske tiltak tilpasset risikoen, jf. GDPR artikkel 32, blant annet kryptering under overføring og lagring, tilgangsstyring etter tjenstlig behov, logging og testing med planlagte mellomrom. Tiltakene som gjelder kundeinnhold, er beskrevet i databehandleravtalen.

Du kan be om innsyn, retting, sletting, begrensning og dataportabilitet, og du kan protestere mot behandling eller trekke tilbake et samtykke. Ta kontakt på hei@journalia.no. Vi svarer innen fristene i personvernforordningen. Du kan klage til Datatilsynet (datatilsynet.no), eller til tilsynsmyndigheten der du bor eller arbeider.

Nettsiden bruker nødvendige informasjonskapsler, og statistikk- og markedsføringskapsler bare med samtykke. Du styrer valgene dine i samtykkebanneret.

Vi oppdaterer erklæringen ved behov. Gjeldende versjon ligger alltid på journalia.no. Ved vesentlige endringer varsler vi kundene på e-post eller i tjenesten.