Häufig gestellte Fragen

Journalia ist ein KI-gestütztes Dokumentationswerkzeug für das europäische Gesundheits- und Pflegewesen. Es hört Gesprächen in Echtzeit zu, transkribiert sie und erstellt automatisch einen Entwurf einer strukturierten Notiz, damit sich Nutzerinnen und Nutzer voll auf das Gespräch konzentrieren können.

Journalia läuft als sicherer Tab in Ihrem Browser. Sie starten eine Aufnahme zu Beginn einer Konsultation, und Journalia hört zu und transkribiert in Echtzeit. Am Ende der Konsultation verwendet es fortschrittliche KI, um einen strukturierten Notizenentwurf zu generieren, mit relevanten Abschnitten für den Notiztyp, den Sie verwenden. Sie prüfen, bearbeiten bei Bedarf und genehmigen die Notiz in Ihrem PVS.

Journalia ist für alle gebaut, die Arbeit mit Menschen dokumentieren, insbesondere dort, wo die Informationen sensibel sind. In der Praxis deckt das ein breites Feld ab: Nutzerinnen und Nutzer wie Allgemeinmedizinerinnen und Allgemeinmediziner, Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten, Psychologinnen und Psychologen, Chiropraktikerinnen und Chiropraktiker sowie Fachärztinnen und Fachärzte; Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter sowie Sozialarbeiterinnen und Sozialarbeiter in kommunalen Gesundheits- und Pflegediensten; Mitarbeitende in häuslicher Pflege, Pflegeheimen und der psychiatrischen Versorgung; sowie Verwaltung und Führung, die Sitzungen, Nachverfolgung und Entscheidungen dokumentieren. Das Werkzeug wird in Privatpraxen, kommunalen Diensten und Einrichtungen eingesetzt.

Ja. Journalia AI Scribe ist als Medizinprodukt Klasse I gemäß der EU-Medizinprodukteverordnung (MDR) CE-gekennzeichnet. Das bedeutet, es erfüllt strenge europäische Standards für Sicherheit, Qualität und Leistung.

Klassische Diktierwerkzeuge wandeln Sprache in Text um. Journalia geht weiter: Es hört dem natürlichen Gespräch zwischen Fachperson und Patientin oder Patient, Klientin oder Klient zu, ordnet den klinischen Kontext ein und erstellt einen strukturierten Notizen-Entwurf. KI-Dokumentation statt reiner Transkription.

Nein. Journalia dokumentiert Gespräche mit Menschen und wird auch außerhalb der Patientenarbeit eingesetzt, etwa für Besprechungen, Sachbearbeitung und Führungsaufgaben im öffentlichen Sektor. Für den Einsatz außerhalb des Gesundheitswesens gelten andere Vorgaben, und wir liefern die Unterlagen, die eine Organisation für ihre eigene Bewertung braucht.

Journalia wird in Europa für das europäische Gesundheitswesen entwickelt: trainiert auf medizinische Fachsprache, direkt angebunden an gängige Praxisverwaltungs- und Krankenhausinformationssysteme, Journalia AI Scribe CE-gekennzeichnet nach EU-MDR und ausschließlich in der EU/dem EWR gehostet. Sie tauschen ein generisches internationales Werkzeug gegen eines, das Sprache, Regulatorik und Arbeitsabläufe vor Ort kennt.

Sie brauchen eine Internetverbindung, einen Computer mit einem modernen Webbrowser und ein Mikrofon. Journalia funktioniert direkt in Ihrem Browser, keine Softwareinstallation erforderlich. Die Anmeldung erfolgt über starke Authentifizierung oder über die eigene Anmeldung Ihrer Organisation via Microsoft Entra ID, etwa in Einrichtungen und Kommunen.

Ja. Melden Sie sich sicher bei journalia.no an, verbinden Sie Ihr Mikrofon und Sie sind startklar. Die meisten Nutzerinnen und Nutzer sind in unter einer Minute einsatzbereit.

Journalia funktioniert mit dem eingebauten Mikrofon Ihres Computers. Für eine deutlich bessere Tonqualität empfehlen wir das eigene Journalia-USB-Mikrofon, beim Erstabonnement enthalten.

Nein. Journalia läuft im Webbrowser. Es gibt nichts herunterzuladen oder zu installieren.

Ja. Nach der Anmeldung können Sie sofort Ihre erste Konsultation starten.

Eine formale Schulung ist nicht erforderlich. Journalia ist intuitiv gestaltet. Die meisten Nutzerinnen und Nutzer fühlen sich nach der ersten oder zweiten Konsultation sicher.

Ja. Für Einrichtungen und Kommunen ist die Einführungsbegleitung im Paket enthalten: dedizierte Projektleitung, DSFA-Unterstützung, individuelle Vorlagen, PVS-Integration, Schulung und Pilot. Ziel: Live-Betrieb in Wochen, nicht in Monaten.

Gemeinsames Auftaktmeeting mit der Leitung, Aufnahme der Arbeitsabläufe, Konfiguration von Vorlagen und Rollen, PVS-Integration, Schulungen für Nutzerinnen und Nutzer, Pilotphase und Wertanalyse vor dem vollständigen Rollout. Üblicherweise in 4–8 Wochen umgesetzt.

Ja. Wir empfehlen einen strukturierten Pilot: Auftaktmeeting (Woche 1), Pilot mit ausgewähltem Team (Wochen 2–5), Auswertung (Woche 6), danach phasenweise Einführung ab Woche 7. Der Pilot kann Teil der Pakete für Einrichtungen und Kommunen sein.

Ja. Wir stellen fertige Vorlagen für die Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) bereit, zugeschnitten auf den Einsatz von Journalia, und gehen sie gemeinsam mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten durch. Enthalten in den Paketen für Einrichtungen und Kommunen. Wir liefern außerdem die Unterlagen, die die Bewertung braucht: Datenflussdiagramm, Übersicht der Verschlüsselungsmechanismen, Zusammenfassung der Übermittlungsfolgenabschätzung (TIA) sowie eine Übersicht der Unterauftragsverarbeiter mit Verarbeitungsregion und Übermittlungsgrundlage.

Der Pilot ist in der Regel in 2–5 Wochen einsatzbereit. Die phasenweise Einführung über Abteilungen oder Standorte erfolgt anschließend in Ihrem Tempo. Die meisten Organisationen gehen innerhalb von 8–12 Wochen vom unterzeichneten Vertrag in den Live-Betrieb.

Ja. Pakete für Einrichtungen und Kommunen kommen mit einer festen Ansprechperson mit direkter Durchwahl, und sie begleitet Sie von der Einführung bis in den laufenden Betrieb. Ein priorisierter Support-Kanal für kritische Vorfälle ist im Vertrag enthalten.

Ja. Durch die kontinuierliche Zusammenarbeit mit Nutzerinnen und Nutzern erkennt Journalia gut, welche Informationen klinisch relevant sind, und extrahiert nur das Wesentliche.

Ja. Notizenvorlagen lassen sich individuell anpassen. Sie passen Struktur, Abschnitte und Wortlaut an Ihre Praxis an.

Neue Vorlagen entstehen in enger Zusammenarbeit mit den Spezialistinnen und Spezialisten sowie Fachgemeinschaften, die sie täglich nutzen. Behandlerinnen und Behandler bringen Entwürfe ein, prüfen Struktur und Terminologie und iterieren gemeinsam mit unserem klinischen KI-Team, bis die Vorlage in der Praxis trägt. So stellen wir sicher, dass Vorlagen die tatsächliche Praxis und fachliche Standards widerspiegeln und sich anpassen lassen, wenn sich Anforderungen ändern. Eigene Anpassungen können Sie direkt in Journalia vornehmen.

Ja. Die Transkription unterscheidet mehrere Sprechende in derselben Konsultation.

Ja. Journalia unterstützt sowohl persönliche als auch virtuelle Konsultationen.

Ja. Jede generierte Notiz ist ein Entwurf, den Sie vor der Freigabe prüfen und an allen Stellen anpassen können.

Ja. Journalia unterstützt eigene Sprach-Auslöser, die Ihre persönlichen Vorlagen automatisch befüllen.

Ja. Neben Standard-Konsultationsnotizen kann Journalia Überweisungen, Entlassungszusammenfassungen und andere klinische Dokumente generieren.

Journalia deckt ein breites Spektrum ab: Allgemeinmedizin, Physiotherapie, Psychotherapie, Psychiatrie, Orthopädie, Dermatologie, Pädiatrie und Sozialarbeit. Ist Ihr Fachgebiet nicht aufgeführt, schreiben Sie uns. Wir prüfen die Aufnahme.

Journalia wird in enger Zusammenarbeit mit Spezialistinnen und Spezialisten aus jedem klinischen Fachgebiet entwickelt. Wir bauen, justieren und spezialisieren die Lösung für den tatsächlichen klinischen Alltag gemeinsam mit den Behandlerinnen und Behandlern, die sie nutzen: von Kardiologinnen und Kardiologen über Psychologinnen und Psychologen bis hin zu Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten sowie kommunalem Fachpersonal. Es ist ein kontinuierlicher Prozess: Vorlagen, Terminologie und Strukturen werden auf Grundlage fachlicher Rückmeldungen laufend verfeinert, damit die Notizen zu Ihrem Fachgebiet passen und nicht zu einem generischen Durchschnitt.

Ja. Journalia liefert eingebaute Vorlagen für ADHS, Angststörungen, Depression, PTBS und Autismus-Spektrum, dazu strukturierte Instrumente wie DIVA-5 und M.I.N.I. Die Vorlagen entstehen gemeinsam mit erfahrenen Psychologinnen und Psychologen und lassen sich an Ihre Praxis anpassen.

Ja. Journalia hat eine Mobile-App für Aufnahmen außerhalb der Praxis: Hausbesuche, ambulante Pflege oder Außentermine. Die Aufnahme funktioniert auch offline und synchronisiert, sobald Sie wieder online sind.

Journalia stoppt automatisch nach einer längeren Phase der Stille. Sie können die Aufnahme jederzeit abbrechen und verwerfen, bevor eine Notiz generiert wird. Audio wird ohnehin nicht gespeichert.

Journalia ist sowohl für kurze Konsultationen ab 10 Minuten als auch für mehrstündige Sitzungen ausgelegt, einschließlich langer psychiatrischer Diagnostiken, ambulanter Verlaufstermine und kombinierter Termine. Lange Gespräche, und Gespräche mit mehreren Beteiligten, sind feste Testfälle in unserer internen Qualitätsprüfung. Eine geringere Notizqualität bei längeren Sitzungen sehen wir nicht.

Ja. Journalia wird für Besprechungen und Protokolle, Sachbearbeitung, HR-Gespräche, Führungsaufgaben und Projektarbeit genutzt. Das Prinzip bleibt gleich: Sie wählen eine Dokumentationsvorlage für den Zweck und erhalten einen strukturierten Entwurf, den Sie vor der Weiterverwendung prüfen.

Journalia ist im Einsatz über Gesprächsarten hinweg verifiziert: faktenbasierte Gespräche und Informationserhebung, komplexe fachliche Konsultationen und Diagnostik, emotionale und therapeutische Gespräche, Gespräche mit Kindern und Angehörigen, Besprechungen mit mehreren Beteiligten, lange Sitzungen von 45 bis 90 Minuten sowie Gespräche in mehreren Sprachen oder mit Dolmetschenden. In jedem Fall ist das Ergebnis ein Entwurf, den Sie vor der Nutzung prüfen.

Schalten Sie die Aufnahme aus. Journalia funktioniert genauso gut mit Diktat nach der Konsultation. Sie fassen nach dem Termin mündlich zusammen und erhalten auf demselben Weg eine strukturierte Notiz. Der Wunsch der Patientin oder des Patienten ist immer zu respektieren.

Journalia ist gezielt für das europäische Gesundheitswesen entwickelt und erreicht auch bei komplexer medizinischer Fachsprache, Abkürzungen und Akzenten sehr hohe Genauigkeit. Wir setzen mehrere Transkriptionsmodelle ein und wählen jeweils das Modell, das im konkreten Kontext die besten Ergebnisse liefert, damit die Qualität über Dialekte, Fachsprache und Audiobedingungen hinweg stabil bleibt. Die KI wird kontinuierlich anhand klinischer Rückmeldungen verbessert. Wir empfehlen dennoch, jede generierte Notiz vor der Freigabe zu prüfen, wie bei jedem Dokumentationswerkzeug.

Ja. Journalia ist auf medizinische Fachsprache über mehrere Spezialgebiete trainiert. Das System erkennt und transkribiert Fachtermini, Abkürzungen, Medikamentennamen und Prozedurbeschreibungen verlässlich, eine solide Grundlage für die professionelle klinische Dokumentation.

Journalia begegnet diesem Risiko mit mehreren Sicherungen: Die KI greift nur auf Informationen aus dem tatsächlichen Transkript zurück, unsere Modelle sind auf klinische Genauigkeit feinabgestimmt, und jede Notiz durchläuft interne Qualitätskontrollen. Die Nutzerin oder der Nutzer prüft und genehmigt jede Notiz.

Jede von Journalia generierte Notiz ist ein Entwurf, Sie prüfen und genehmigen immer, bevor sie gespeichert wird. Sie können jeden Abschnitt einfach bearbeiten.

Die behandelnde Ärztin oder der behandelnde Arzt, bzw. die zuständige Fachperson, trägt stets die rechtliche Verantwortung für Richtigkeit und Vollständigkeit der Dokumentation. Journalia ist ein Werkzeug, das diese Arbeit unterstützt.

Ja. Journalia wurde mit einer breiten Auswahl an Dialekten und Akzenten im deutschsprachigen Raum getestet, von Bairisch und Schwäbisch über Schweizerdeutsch und österreichische Varietäten bis zu Berlinerisch, und liefert zuverlässige Ergebnisse. Auch mehrsprachige Konsultationen werden sicher verarbeitet.

Ja. Sicherheit und Datenschutz sind die Grundlage für alles, was wir bauen. Journalia ist im Einklang mit der DSGVO. Alle Daten werden mit anerkannten Krypto-Standards verschlüsselt und ausschließlich innerhalb der EU/des EWR verarbeitet und gespeichert.

Nein. Journalia speichert keine Audioaufnahmen. Audio wird in Echtzeit gestreamt und transkribiert; der Audiostream wird unmittelbar danach verworfen.

Alle Daten werden auf sicheren Servern innerhalb der EU/des EWR verarbeitet und gespeichert, in voller DSGVO-Konformität.

Nein. Patientendaten werden nicht zum Training oder zur Verbesserung von KI-Modellen verwendet. Das ist eine feste Zusage und Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags. Das gilt auch für die Verträge mit unseren Unterauftragsverarbeitern, es ist keine bloße interne Richtlinie.

Nein. Journalia hat keinen Zugriff auf Ihre bestehenden Patientenakten oder PVS-Daten. Wenn Sie die Notiz freigeben, überträgt Journalia sie über eine sichere, von Ihnen ausgelöste Schnittstelle in das PVS. Bestehende Patientendaten werden dabei nicht ausgelesen.

Wir empfehlen, Patientinnen und Patienten darüber zu informieren, dass Sie ein KI-Werkzeug zur Unterstützung der Dokumentation einsetzen. Journalia stellt dafür Informationsposter und Patientenblätter zum Herunterladen bereit.

Nein. In Journalia erstellte Notizen sind verschlüsselt und nur für die erstellende Nutzerin oder den erstellenden Nutzer zugänglich. Die Anmeldung erfolgt über starke Authentifizierung oder über die eigene Anmeldung Ihrer Organisation via Microsoft Entra ID.

Journalia setzt anerkannte Sicherheitsmaßnahmen ein: Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, regelmäßige Penetrationstests und strenge Zugriffskontrollen. Personenbezogene Gesundheitsdaten werden segmentiert und verschlüsselt verarbeitet. Die Infrastruktur wird kontinuierlich überwacht. Die Routine, Notizen nach 48 Stunden zu löschen, reduziert das Restrisiko zusätzlich.

Wir haben einen dokumentierten Incident-Response-Plan. Bei meldepflichtigen Vorfällen informieren wir betroffene Kunden unverzüglich und innerhalb von 72 Stunden, wie es die DSGVO vorschreibt. Wir haben einen benannten Datenschutzbeauftragten als zentrale Anlaufstelle für Kunden und Aufsichtsbehörden.

Nein. Die gesamte Verarbeitung erfolgt bei Sub-Auftragsverarbeitern innerhalb der EU/des EWR. Wir führen eine offen zugängliche Liste aller Sub-Auftragsverarbeiter.

Ja. Journalia AI Scribe ist als Medizinsoftware Klasse I CE-gekennzeichnet, und Journalia steht im Einklang mit der DSGVO. Die gesamte Datenverarbeitung findet innerhalb der EU/des EWR statt, gemäß den geltenden Vorschriften.

CE-Kennzeichnung gemäß der EU-Medizinprodukteverordnung bedeutet, dass die Sprache-zu-Text-Funktion von Journalia europäische Standards für Sicherheit, Qualität und klinische Leistung als Medizinsoftware erfüllt.

Durch Datenminimierung, Zweckbindung, Speicherbegrenzung, Verschlüsselung, Auftragsverarbeitungsverträge, EU/EWR-Verarbeitung und volle Unterstützung der Betroffenenrechte.

CE-Kennzeichnung der Sprache-zu-Text-Funktion als Medizinprodukt Klasse I nach EU-MDR, Datenverarbeitung im Einklang mit der DSGVO. Die Sicherheit wird laufend geprüft: automatisierte Codeanalyse (SAST), Scannen von Abhängigkeiten und vollständige Audit-Protokollierung von Zugriffen und Änderungen. Penetrationstests führen wir im Rahmen unseres ISO-27001-Programms durch und teilen auf Anfrage eine geschwärzte Zusammenfassung.

Ja. Journalia erfüllt die regulatorischen und Sicherheitsanforderungen für den Einsatz in privaten und öffentlichen Gesundheitseinrichtungen. Wir haben Unterlagen für Risiko- und DSFA-Prozesse im öffentlichen Sektor geliefert und beantworten Fragen von Datenschutzbeauftragten, Juristinnen und Juristen sowie Informationssicherheitsbeauftragten direkt.

Journalia arbeitet mit gängigen Praxisverwaltungs- und Krankenhausinformationssystemen zusammen. Wo eine Direktintegration verfügbar ist, fließen Notizen ohne Umwege in die richtige Patientenakte. Für Systeme ohne Direktintegration genügen Browser-Erweiterung und Ein-Klick-Übertragung. Wir bauen fortlaufend neue Integrationen. Sprechen Sie uns auf Ihr System an, wir prüfen es gerne.

Ja. Bei Systemen mit Direktintegration wird die Notiz mit einem Klick in die richtige Patientenakte übertragen, ohne Kopieren und Einfügen. Bei anderen Systemen sorgt ein schneller Kopierworkflow oder unsere Browser-Erweiterung für die Übertragung.

Die PVS-Integrationen sind schlank und greifen nicht in den bestehenden Workflow ein. Eine Browser-Erweiterung oder ein Widget verbindet Journalia mit Ihrem PVS.

Sie können Journalia trotzdem nutzen. Fertige Notizen lassen sich per Browser-Erweiterung mit einem Klick übertragen. Schreiben Sie uns, welches System Sie einsetzen, damit wir es in der Roadmap priorisieren können.

Journalia funktioniert mit gängigen webbasierten PVS. Für native Desktop-Anwendungen unterstützen wir eine wachsende Zahl von Systemen, Liste auf Anfrage.

Ja. Journalia unterstützt SSO über Microsoft Entra ID (Azure AD) sowie kompatible OIDC-/SAML-Anbieter. Rollen- und Zugriffszuweisungen lassen sich zentral aus dem Identity-Provider Ihrer Organisation steuern, einschließlich automatischer Bereitstellung und Deaktivierung beim Eintritt oder Austritt von Mitarbeitenden. SCIM-basierte Bereitstellung ist auf Anfrage verfügbar.

Bei direkt unterstützten Systemen ist die Integration sofort nutzbar: Browser-Erweiterung installieren, in Minuten produktiv. Maßgeschneiderte Integrationen für geschlossene Systeme werden in der Regel in 2–4 Wochen als Teil des Onboardings umgesetzt.

Ja. Pakete für Einrichtungen und Kommunen enthalten Zugang zu SDK und API für individuelle Integrationen mit internen Systemen oder selbst entwickelten PVS-Lösungen. Schreiben Sie uns für die technischen Details.

Wir bieten zwei Preismodelle: Festpreis pro Lizenz für Einzelpersonen und Praxen, sowie nutzungsbasierte oder individuell verhandelte Preise für Einrichtungen und Kommunen. Die Preisgestaltung ist transparent, ohne versteckte Kosten oder Gebühren pro Konsultation. Besuchen Sie die Preisseite oder schreiben Sie uns für ein individuelles Angebot.

Nutzerinnen und Nutzer berichten durchgehend, dass sich Journalia auszahlt. Erfahrene Nutzerinnen und Nutzer berichten von 20–40 eingesparten Stunden pro Monat bei der administrativen Dokumentation.

Ja. Wir bieten volumenbasierte Preise für Teams und Organisationen. Kontaktieren Sie uns für ein individuelles Angebot.

Ja. Sie können Journalia 14 Tage kostenlos testen, ohne Kartendaten, ohne Verpflichtung. Voller Zugang zu allen Vorlagen, Integrationen und Funktionen. Jederzeit kündbar. Für größere Organisationen empfehlen wir einen strukturierten Pilot. Sprechen Sie uns an.

Ja. Für Kliniken, Einrichtungen und kommunale Gesundheitsdienste stellen wir maßgeschneiderte Pakete zusammen, abgestimmt auf Größe, Struktur und Anforderungen.

Ja. Sie können zwischen monatlicher und jährlicher Abrechnung wählen. Jährlich ist pro Monat günstiger, aber Sie können sich für die monatliche Variante entscheiden, wenn Sie eine kürzere Bindung bevorzugen.

Nein. Einzelpersonen und Praxen zahlen keine Einrichtungsgebühr. Sie zahlen das Abonnement und legen los. Für Einrichtungen und Kommunen sind Implementierung, Schulung und Begleitung im Vertrag enthalten.

Der Einzelplan hat einen Festpreis pro Lizenz und richtet sich an Solo-Praktizierende. Der Praxisplan bietet Volumenpreise, Verwaltungs-Tools für die Praxisleitung, gebündelte Abrechnung und gemeinsam genutzte Vorlagen, gemacht für Praxen mit mehreren Behandlerinnen und Behandlern.

Nutzerinnen und Nutzer berichten von 20–40 eingesparten Stunden pro Monat. Pro Konsultation hängt es vom Fachgebiet ab: Hausärztinnen, Hausärzte sowie Fachärztinnen und Fachärzte sparen in der Regel 3–6 Minuten, Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten 4–10 Minuten, Psychologinnen und Psychologen 10–15 Minuten. Bei größeren Einführungen liegt der Schnitt bei rund 2–3 Stunden pro Nutzerin oder Nutzer und Tag.

Journalia liefert eingebaute Statistiken mit der Anzahl Ihrer Konsultationen, der durchschnittlichen Bearbeitungszeit und der geschätzten Zeitersparnis pro Woche. Sie sehen die Zahlen direkt in der App und können sie bei Bedarf exportieren.

Ja. Wir liefern eine Wertanalyse vor, während und nach dem Pilot: eingesparte administrative Zeit, Durchsatz, Dokumentationsqualität und Zufriedenheit der Nutzerinnen und Nutzer. Der Bericht eignet sich zur Vorlage bei Leitung, Aufsicht und Gremien.

Ja. Pakete für Einrichtungen und Kommunen enthalten Dashboards pro Nutzerin oder Nutzer, pro Abteilung und für die gesamte Organisation: Nutzung, Zeitersparnis und Nutzungsgrad.

Die meisten Nutzerinnen und Nutzer sehen schon in der ersten Woche eine Rendite, denn die bei der Dokumentation gesparte Zeit übersteigt die Abonnementkosten in der Regel schnell. Für Organisationen liefern nutzungsbasierte Preise und die Wertanalyse früh im Pilot konkrete Belege.