Hvordan utløser vi innovasjonspotensialet i offentlige anskaffelser?

Hvert år gjør offentlig sektor innkjøp for rundt 900 milliarder kroner. Dette representerer en enorm drivkraft for å skape bedre ressursbruk, smartere tjenester og mer tid til innbyggerne. Samtidig er det et stort uforløst potensial: I dag utgjør innovative anskaffelser kun om lag tre prosent av totalen. Hva skal til for å skape mer handlingsrom for nytenkning?

Gjennom vår kontakt med offentlig sektor møter vi ukentlig ledere og ansatte som er fulle av pågangsmot. De ser mulighetene teknologien gir, de ønsker å jobbe på nye måter, og de står klare til å teste nye løsninger. Viljen til innovasjon er med andre ord svært til stede i forvaltningen og kommunene. Utfordringen ligger oftere i de strukturelle rammene de opererer innenfor.

Fra detaljerte krav til problemløsning

En velkjent utfordring i tradisjonelle anskaffelsesprosesser er at løsningen ofte må beskrives i stor detalj før prosessen i det hele tatt begynner. Slike detaljerte kravspesifikasjoner gjør det trygt og forutsigbart, men det kan også føre til at man velger løsninger man allerede kjenner godt, fremfor å utforske hva ny teknologi faktisk kan løse.

Digitaliserings- og forvaltningsminister Karianne Tung uttalte nylig til Shifter at vi bør bevege oss bort fra den tradisjonelle «kravspekken». Hennes oppfordring er å heller beskrive problemet som skal løses, og deretter teste i det små før man skalerer opp.

Dette er en spennende retning som flere allerede utforsker. Oslo kommune er et godt eksempel på dette, der de nå prøver ut kunstig intelligens innen helse og barnevern. Målet er krystallklart: Mindre tid til dokumentasjon og mer tid til menneskene. Det er nettopp denne typen utforskende handlingsrom forvaltningen trenger mer av.

Veien fra utprøving til varig verdi

Når man går fra rigide krav til smidige piloter, oppstår det imidlertid nye problemstillinger som både leverandører og innkjøpere må løse sammen. En gjenganger i bransjediskusjoner er viktigheten av at piloter ikke bare forblir isolerte tester.

Utprøving av ny teknologi bør alltid følges av et tydelig veikart (eller roadmap): Hva skal avklares i piloten, og hvordan ser prosessen ut for en varig avtale dersom løsningen innfrir? Manglende betalingsvilje etter endt pilotfase er en kjent snubletråd for oppstartsselskaper. Å sikre en gjensidig forpliktelse rundt skalering er avgjørende for å opprettholde en sunn innovasjonskultur som ikke tapper ressursene til verken det offentlige eller teknologileverandørene.

Teknologi og organisasjon må gå hånd i hånd

Vi må heller ikke glemme at teknologien skal fungere på toppen av en etablert grunnmur. I et nylig innlegg i Kommunal Rapport løftes problematikken rundt at eksisterende IT-løsninger ofte fungerer som siloer som blokkerer for økt kunnskap og datadeling i Kommune-Norge. For at morgendagens løsninger skal fungere optimalt, må vi sikre at systemene snakker sammen.

Når demografien endrer seg og ressursene blir knappere, haster det med å rigge kommunene for omstilling. Som Synnøve Tangen påpeker i Kommunal Rapport, risikerer vi å planlegge for feil krise hvis vi ikke tør å se på hvordan vi organiserer oss. Digitalisering er i bunn og grunn organisasjonsutvikling.

Et felles løft

Å øke andelen innovative anskaffelser handler ikke om å ta unødvendig risiko, men om å bygge mekanismer som gjør det trygt å prøve, lære og forbedre. Ved å fokusere på reelle behov fremfor detaljerte krav, og sikre gode broer mellom pilot og varig drift, kan vi sammen sørge for at samfunnets milliarder brukes der de gir aller mest verdi.

I Journalia heier vi på alle de innovasjonsvillige menneskene i det offentlige, og vi ser frem til å være med på å bygge morgendagens løsninger i tett samarbeid med dem som kjenner utfordringene best.